12 tính năng cần có của phần mềm quản lý Spa – Nail – Salon

Đầu tiên, phần mềm cần có tính năng hỗ trợ bán hàng tiêu chuẩn của một phần mềm quản lý bán hàng thông thường. Mọi mô hình kinh doanh đều cần sử dụng phần mềm để nhận order (sản phẩm/ dịch vụ), tính tiền, in hóa đơn,…

Trong mô hình kinh doanh này, tính năng bán hàng có vai trò như sau:

• Order – in hóa đơn
• Cộng thêm dịch vụ
• Quản lý danh mục sản phẩm – dịch vụ
• Quản lý danh sách mặt hàng bán
• Quản lý thời gian ước tính thực hiện gói dịch vụ (Ví dụ: Cắt tóc – 45 phút)

Ví dụ:

– Dịch vụ làm móng: 150.000

– Sơn màu đơn sắc: +25.000

– Đính kim tuyến: +5.000 x 3 móng

– Đính đá Úc: + 15.000 x 2 viên

Tổng Dịch vụ làm móng: 220.000

Tính năng bắt buộc phải có của phần mềm quản lý Nail Salon nói riêng và ngành dịch vụ làm đẹp nói chung chính là tính năng quản lý hoa hồng nhân viên. Bởi đặc thù ngành spa – nail, nhân viên được trả lương dựa trên hoa hồng/ chiết khấu từ sản phẩm và dịch vụ. Vì thế, bắt buộc một phần mềm tính tiền spa salon phải có tính năng phân chia và quản lý hoa hồng cho nhân viên.

Điển hình gồm các tính năng chi tiết sau:

• Báo cáo hoa hồng nhân viên (Theo % , hoặc theo số tiền mỗi lần làm dịch vụ)
• Báo cáo trạng thái trả hoa hồng cho nhân viên: Số tiền đã trả, Số tiền phải trả cho nhân viên (Nợ nhân viên) chi tiết đến từng nhân viên
• Quản lý chính sách hoa hồng theo từng danh mục sản phẩm / dịch vụ,

từng nhân viên hoặc cấp bậc của nhân viên

• Quản lý tiền tip theo: Từng khách hoặc theo từng nhân viên
• Quản lý hoa hồng nhân viên nhận được trong từng đợt liệu trình
• Quản lý chi tiết tiền lương của nhân viên theo:

– Lương cơ bản theo tháng

– Tiền lương làm thêm (theo giờ)

– Tiền phụ cấp

– Tiền hoa hồng nhận được theo từng cấp bậc

• Xem bảng lương của nhân viên
• Cài đặt – điều chỉnh mức lương, hoa hồng của từng nhân viên

hoặc nhóm nhân viên / vị trí

• Xem chi tiết lịch làm việc của nhân viên (Theo ca, theo ngày, theo tuần…)

Quản lý liệu trình, gói dịch vụ cho khách hàng là tính năng vô cùng cần thiết khi kinh doanh spa- nail – salon. Một phần mềm có tính năng quản lý liệu trình chuyên nghiệp sẽ thay thế được 3 nhân viên cùng lúc (nhân viên lễ tân – nhân viên xếp lịch hẹn và nhân viên chăm sóc khách hàng). Quản lý liệu trình khách hàng bao gồm:

• Quản lý liệu trình của khách, theo dõi tiến độ/ trạng thái thực hiện liệu trình
• Quản lý lịch hẹn thực hiện liệu trình, thông báo khi khách thay đổi liệu trình hoặc bỏ sót một dịch vụ
• Quản lý sản phẩm sử dụng trong gói liệu trình, kỹ thuật viên/ bác sĩ từng điều trị…

Đi kèm tính năng quản lý hoa hồng nhân viên là tính năng quản lý toàn bộ quá trình làm việc của họ. Khác với mô hình kinh doanh thông thường, kinh doanh trung tâm spa, làm đẹp thì đội ngũ nhân viên có những công việc đặc thù riêng, cần có một phần mềm quản lý đáp ứng được điều đó. Bao gồm:

• Quản lý danh sách nhân viên ở từng chi nhánh
• Quản lý nhóm nhân viên (Thu ngân, nhân viên làm dịch vụ, quản lý…)

của từng chi nhánh

• Quản lý chính sách hoa hồng cho từng nhân viên
• Phân quyền truy cập hệ thống cho từng nhân viên hoặc từng nhóm nhân viên
• Quản lý nhân viên thực hiện liệu trình cho từng khách
• Quản lý giờ làm việc của từng nhân viên
• Quản lý nhật ký hoạt động chi tiết của từng nhân viên
• Quản lý các nhóm dịch vụ mà kỹ thuật viên có thể đảm nhận

(Ví dụ Bùi Thị A có thể gội đầu nhưng không được cắt tóc)

Phần mềm quản lý Spa -Nail -Salon nhất thiết phải có tính năng quản lý lịch hẹn khách hàng. Không chỉ quản lý thời gian thực hiện liệu trình mà còn quản lý cả kỹ thuật viên và sản phẩm sử dụng trong 1 lần thực hiện dịch vụ. Tính năng quản lý lịch hẹn được phát triển rộng ra, mang nhiều lợi ích hơn các quản lý lịch hẹn truyền thống. Bao gồm:

• Hỗ trợ khách hàng book lịch trên website hoặc nhân viên thu ngân tự

book lịch cho khách

• Quản lý các gói dịch vụ khách đặt trước
• Hiển thị trạng thái tiếp nhận thông tin booking khách hàng

(Chưa xử lý, đã xác nhận, đang chờ, đang xử lý, đã hoàn thành, đã hủy…)

• Quản lý lịch hẹn của khách với nhân viên

(Ví dụ khách A hẹn làm mặt nhân viên B lúc 3:30)

• CSKH/ thu ngân gán lịch hẹn của khách với Kỹ thuật viên (KTV) mà

khách yêu cầu hoặc gán KTV trong ca làm việc một cách ngẫu nhiên

• Hỗ trợ ghi chú và quản lý các yêu cầu riêng của khách hàng

Spa nail là loại hình kinh doanh có vòng đời khách hàng khá dài. Vì thế, để lưu trữ thông tin khách, phân loại khách theo hạng thẻ,… để có cách phục vụ phù hợp. Phần mềm tính tiền Salon – Nail cần có tính năng Quản lý khách hàng. Tính năng này bao gồm:

• Quản lý danh sách khách hàng
• Quản lý thông tin cá nhân khách hàng
• Quản lý doanh thu mua hàng của từng khách
• Quản lý số lần mua – số hóa đơn mua hàng của khách
• Tính năng chặn khách hàng nâng cao
• Quản lý hạng thành viên của khách

Quản lý phòng dịch vụ là tính năng cần thiết đi kèm với việc Quản lý lịch hẹn khách hàng. Tính năng quản lý phòng ngoài việc phân loại phòng theo từng khách, còn hiển thị trạng thái/ thời gian dịch vụ cũng như nhân viên thực hiện liệu trình. Việc này cho phép quá trình quản lý nhân viên – lịch hẹn – phòng liên kết chặt chẽ với nhau, tối thiểu sai sót trong quá trình phục vụ khách. Tính năng chủ yếu có:

• Quản lý dịch vụ theo từng phòng

(Ví dụ Phòng 103 – Massage toàn thân)

• Quản lý trạng thái phòng (Phòng trống, phòng đặt trước…)
• Xem lịch làm việc của từng nhân viên theo phòng / giường / ghế
• Quản lý thời gian dự kiến phòng sẽ trống

(Ví dụ Phòng 103 – Massage toàn thân – Dự kiến hoàn thành trong 15′)

Quản lý kho hàng chính là tính năng cơ bản mà phần mềm quản lý bán hàng cần phải có. Trong quá trình thực hiện liệu trình, kỹ thuật viên dễ sử dụng sản phẩm quá định mức cho phép. Vì thế để quản lý chính xác lượng sản phẩm, tránh thất thoát, phần mềm cần có chế độ Quản lý kho hàng – định mức sản phẩm như:

• Cảnh báo khi lượng hàng tồn kho xuống thấp
• Quản lý chuyển kho nội bộ
• Truy xuất hàng hóa
• Tự động trừ kho theo sản phẩm sử dụng sử dụng khi làm dịch vụ

– Ví dụ: Khách sử dụng gói “Sát khuẩn vệ sinh da”, kho sẽ trừ:

+ 1 Bịch kem dưỡng

+ 2 Bịch kem se lỗ chân lông

+ 1 mặt nạ nhân sâm

+ 1 serum trị mụn

Để nắm bắt được toàn bộ tình hình kinh doanh của trung tâm, cũng như có cái nhìn tổng quan về sự tăng trưởng của trung tâm, cần phải có tính năng tổng kết doanh thu, xem báo cáo trong phần mềm quản lý spa. Tính năng báo cáo bao gồm:

• Quản lý doanh thu theo:

– Doanh thu hàng bán và dịch vụ

– Doanh thu thuần về hàng bán và dịch vụ (Trừ chiết khấu, hoa hồng

chi cho nhân viên)

Quản lý hóa đơn bán hàng theo trạng thái (Đang xử lý đơn hàng,

Thất bại, Thành công…)

• Phân loại hóa đơn theo: Khách cũ – khách mới; theo ca/ngày/tuần/tháng…
• Quản lý doanh số theo: Khách cũ – Khách mới; theo doanh số sản phẩm;

theo doanh số dịch vụ…

• Phân loại nguồn doanh thu theo phương thức thanh toán
• Quản lý lượng hàng hóa bán được

Tạo và triển khai chương trình khuyến mãi bắt buộc phải có trong phần mềm quản lý spa nail. Tính năng này giúp bạn tạo và áp dụng chương trình khuyến mãi đến từng khách hàng một, theo hạng thẻ, theo giá trị mà khách hàng đã đem lại cho doanh nghiệp. Chi tiết tính năng như sau:

• Tạo các chương trình chiết khấu theo: Sản phẩm/ Dịch vụ/ Liệu trình,

theo hóa đơn tổng…

• Quản lý các đối tượng khách hàng áp dụng chiết khấu
• Quản lý nhóm dịch vụ sử dụng chiết khấu
• Quản lý các chi nhánh áp dụng chương trình chiết khấu
• Quản lý thời gian áp dụng chiết khấu: Khung giờ chiết khấu,

theo thứ trong ngày…)

• Tạo & áp dụng linh hoạt nhiều chương trình chiết khấu

Ngoài ra, tính năng quản lý khuyến mãi còn cho phép sử dụng mã giảm giá chéo cho sản phẩm/ dịch vụ khác hoặc chuyển cho khách hàng hàng khác…

Một phần mềm mà không hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán là một thiếu sót lớn.

Ngày nay khách hàng hầu như đã quen với việc thanh toán không dùng tiền mặt, nhất là những đối tượng khách hàng khá giả, thường xuyên sử dụng các dịch vụ làm đẹp tại trung tâm Spa Salon… Vì thế, phần mềm tính tiền Spa Nail Salon nhất thiết phải có đa dạng hình thức thanh toán như:

• Hỗ trợ thanh toán qua ví điện tử (Zalo Pay, VNPay, Momo…)
• Hỗ trợ thanh toán thẻ (ATM, VISA, Mastercard…)
• Hỗ trợ thanh toán trước 100% liệu trình, hoặc

theo từng phần

• Quản lý doanh thu theo từng loại thanh toán

(Thanh toán thẻ / Thanh toán ví / Tiền mặt)

Nếu toàn bộ tính năng trên để quản lý và điều hành 1 trung tâm thì tính năng Quản lý chuỗi sẽ giúp bạn quản lý nhiều trung tâm Spa – Nail – Salon cùng lúc.

Giúp bạn theo sát tình hình kinh doanh của các chi nhánh, so sánh và đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra giải pháp phù hợp cho từng trung tâm riêng biệt.

Quản lý chuỗi trong phần mềm Spa gồm các tính năng nhỏ như:

• Báo cáo chi tiết doanh thu – giá vốn – chi phí – lợi nhuận theo từng chi nhánh

• Hỗ trợ đặt lịch làm dịch vụ cho khách trong từng chi nhánh
• Hỗ trợ quản lý chuyển kho nội bộ dễ dàng
• Dễ dàng thiết lập mức giá, chương trình khuyến mãi khác nhau cho từng chi nhánh

Đăng ký dùng thử Phần mềm quản lý Spa Nail Salon đầy đủ tính năng như trên ngay tại ĐÂY

Bài viết liên quan:

• Top 7 phần mềm quản lý Spa online tốt nhất hiện nay
• Mở Spa cần những gì? 9 bước kinh doanh Spa cho người mới
• Top 10 mẫu bảng hiệu quảng cáo Spa đẹp sang trọng nhất
• Spa là gì? Danh sách các mô hình Spa phổ biến nhất hiện nay
• Top 10+ bản nhạc thư giãn, nhẹ nhàng dành cho Spa
• Top 5 địa chỉ cung cấp thiết bị Spa uy tín nhất ở TPHCM
• Top 10 mẫu đồng phục Spa đẹp và hot nhất hiện nay
• Top 10+ mẫu thiết kế nội thất Spa nhỏ, đẹp HOT nhất hiện nay